Quels documents fournir pour répondre à un appel d'offres

Les pièces de l'offre

L'offre, elle, est notée. C'est la partie qui vous distingue d'un concurrent aux capacités équivalentes.

• L'acte d'engagement — le formulaire ATTRI1. Vous vous engagez sur un prix et des conditions. À signer électroniquement, dans le format que le règlement impose.
• Le bordereau de prix ou la décomposition du prix global — à remplir intégralement. Une ligne laissée vide peut rendre l'offre irrégulière.
• Le mémoire technique — la pièce qui porte l'essentiel de la note technique, et souvent l'essentiel de la note totale.
• Les pièces demandées par le règlement — planning, fiches produits, échantillons, notes méthodologiques. Elles varient à chaque consultation : la liste faisant foi est celle du règlement, jamais celle d'un dossier précédent.

Ce que le DUME vous dispense de fournir

Le Document Unique de Marché Européen remplace les formulaires DC1 et DC2 et une partie des justificatifs. Vous déclarez sur l'honneur remplir les conditions ; les preuves ne sont demandées qu'au candidat retenu.

Deux principes valent quel que soit le formalisme, et il vaut la peine de les énoncer précisément, car ils sont souvent résumés trop largement.

Le premier est le « dites-le nous une fois », et il tient en deux articles distincts. L'article R2143-13 dispense de fournir les pièces que l'acheteur « peut obtenir directement » par un système électronique officiel d'accès gratuit ou par un espace de stockage numérique gratuit, à condition que votre dossier contienne les informations nécessaires pour y accéder. L'article R2143-14 dispense de fournir celles « qui ont déjà été transmises au service acheteur concerné lors d'une précédente consultation et qui demeurent valables, même si celui-ci ne l'a pas expressément prévu ». La dispense ne vaut donc pas pour « tout document détenu par une administration » : elle vise ce que cet acheteur-là peut atteindre gratuitement, ou ce que ce service-là a déjà reçu de vous. Et dans les deux cas, il faut le lui dire : indiquez la référence de la consultation antérieure ou le lien d'accès, sinon personne ne devinera.

Le second est la régularisation. Sur une offre irrégulière, l'article R2152-2 permet à l'acheteur, « dans toutes les procédures », d'autoriser les soumissionnaires à régulariser dans un délai approprié, à condition que l'offre ne soit pas anormalement basse et sans que cela « modifie des caractéristiques substantielles ». C'est une faculté, pas un droit que vous pourriez réclamer : comptez sur un dossier complet, jamais sur une invitation à compléter.

Le dossier permanent, à tenir hors de toute consultation

La bonne façon de traiter les pièces administratives est de ne plus les traiter par dossier. Presque toutes celles listées ci-dessus ne dépendent d'aucun marché en particulier : elles dépendent de vous. Les réunir une fois, puis les tenir à jour, transforme la phase la plus stressante d'une réponse en une vérification de dix minutes.

Cet effort a un second intérêt, moins évident et plus important. L'article R2144-4 prévoit que l'acheteur « ne peut exiger que du seul candidat auquel il est envisagé d'attribuer le marché qu'il justifie ne pas relever d'un motif d'exclusion ». Les justificatifs arrivent donc après le classement, dans un délai court, et à un moment que vous ne pouvez pas anticiper. L'article R2144-7 en tire la conséquence : le candidat qui « ne peut produire dans le délai imparti les documents justificatifs » voit sa candidature déclarée irrecevable, et le suivant au classement est sollicité. Un dossier permanent n'est donc pas du rangement : c'est ce qui vous évite de gagner un marché puis de le perdre.

Ce que contient un dossier permanent, à revoir une fois par trimestre :

• Attestation de régularité fiscale et attestation de vigilance URSSAF, avec leur date de péremption notée en face.
• Extrait Kbis de moins de trois mois, ou équivalent.
• Attestations d'assurance responsabilité civile professionnelle et, pour les travaux, décennale — en vérifiant que la couverture porte sur les activités réellement exercées.
• Qualifications et certifications, avec leur date de renouvellement.
• Pouvoirs et délégations de signature, à jour de la dernière modification statutaire.
• Bilans et comptes de résultat des trois derniers exercices, et l'attestation du chiffre d'affaires par activité.
• Fiche de références tenue au fil de l'eau : client, objet, montant, durée, volumes, et la difficulté rencontrée avec la façon dont elle a été traitée.
• Un DUME modèle par type de besoin, réutilisable — l'article R2143-4 l'autorise à condition de confirmer que les informations restent valables.
• Le cas échéant, un certificat de signature électronique valide, dont la délivrance prend des jours.

Une entreprise qui tient ce dossier répond à un marché de plus par trimestre sans embaucher, simplement parce que le coût d'entrée d'une consultation a été divisé.

Cette liste couvre le tronc commun. Le règlement de consultation de votre marché ajoute presque toujours des pièces qui lui sont propres, et c'est celui-là qui fait foi. Faire relire la liste avant dépôt coûte une demi-heure et évite le rejet.

Faire analyser votre marché

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