Former vos équipes ou externaliser ? L'arbre de décision
Quatre questions qui décident entre formation, externalisation et modèle mixte — et les réponses qui ne dépendent pas de nous.
Écrit par les consultants d'Asta Partners. Nous vendons les deux prestations, donc la seule façon utile d'écrire cette page est de dire aussi quand aucune des deux n'est la bonne réponse.
Combien de marchés visez-vous par an ?
C'est la question qui commande toutes les autres, et elle se compte en consultations réellement déposées, pas en marchés repérés.
- Moins de 5 par an — l'externalisation gagne presque toujours. Une compétence ne s'entretient pas sur deux dossiers : la personne formée réapprend à chaque fois, et le résultat s'en ressent. Former quelqu'un pour deux réponses annuelles, c'est dépenser un budget qui se périmera avant d'avoir servi.
- De 5 à 15 — zone d'arbitrage, et c'est là que la plupart de nos clients se situent. Les trois questions suivantes tranchent.
- Plus de 15 — la formation devient rentable, et l'internalisation d'un poste dédié mérite d'être étudiée. Au-delà d'une vingtaine, continuer à tout externaliser coûte plus cher qu'un salarié.
Avez-vous quelqu'un pour porter le sujet ?
Une formation sans destinataire identifié ne produit rien. La question n'est pas « avons-nous quelqu'un de disponible » mais « qui, nommément, aura ce sujet dans ses missions ».
Trois conditions doivent être réunies :
- une personne identifiée, pas « quelqu'un de l'équipe » ;
- du temps réellement dégagé — trois à cinq jours par dossier, qui ne se prennent pas sur le reste ;
- une stabilité raisonnable : former la personne qui part dans six mois est un investissement perdu.
Si ces trois conditions ne sont pas réunies, la formation échouera quel que soit son contenu — et ce n'est pas une question de motivation. Dans une TPE où le dirigeant chiffre lui-même les affaires, le temps n'existe simplement pas.
Quelle est votre échéance ?
Une formation produit ses effets sur plusieurs mois : il faut la programmer, obtenir le financement, la suivre, puis pratiquer sur deux ou trois dossiers avant d'être autonome. Comptez un à deux trimestres.
Si vous avez une consultation qui se termine dans trois semaines et que vous voulez y répondre, la formation n'est pas la réponse à cette échéance-là. Les deux ne s'excluent pas : on monte le dossier urgent, et on programme la formation ensuite.
L'erreur symétrique existe aussi : externaliser dans l'urgence pendant trois ans sans jamais poser la question de l'internalisation, parce qu'il y a toujours un dossier en cours.
Le modèle mixte, et quand il s'impose
C'est la configuration la plus fréquente chez nos clients, et souvent la plus rentable dans la zone des 5 à 15 dossiers.
Le principe : nous montons les premiers dossiers, une personne de votre équipe y participe et se forme en situation réelle, puis reprend progressivement les consultations courantes. Nous restons sur les marchés importants, sur les secteurs nouveaux et pendant les périodes de pointe.
Son intérêt est qu'il ne suppose pas de trancher au départ : la bascule se fait quand votre équipe est prête, pas à une date décidée d'avance. Et il règle le principal risque de l'externalisation — la compétence reste chez vous, puisque quelqu'un a suivi chaque dossier.
Un dernier cas, qu'il faut nommer : si vos marchés cibles sont systématiquement notés à 80 % sur le prix et que votre structure de coûts ne vous y rend pas compétitif, ni la formation ni l'externalisation n'y changeront quoi que ce soit. Le sujet est alors commercial, pas rédactionnel.
Ces quatre questions posent le cadre. Elles ne calculent pas votre cas : le coût réel d'une réponse chez vous, la disponibilité effective de la personne pressentie et la pondération de vos marchés cibles se regardent ensemble — c'est exactement ce que nous faisons en trente minutes, sans engagement.
30 minutes pour trancher
Externaliser, vous former, ou les deux : on regarde votre situation et on vous le dit.