Externaliser ou internaliser : comment trancher
Le coût réel d'une réponse en interne, le volume à partir duquel internaliser devient rentable, et le modèle mixte.
Écrit par les consultants d'Asta Partners. Nous vendons de l'externalisation — raison de plus pour poser honnêtement les cas où elle n'est pas la bonne réponse.
Le coût réel d'une réponse en interne
Une réponse complète représente trois à cinq jours de travail cumulés, réparties entre plusieurs personnes : le dirigeant ou le conducteur de travaux pour la matière technique, l'assistante pour les pièces administratives, et souvent le dirigeant à nouveau pour le chiffrage.
Au coût horaire chargé, une réponse coûte couramment deux à quatre mille euros de temps interne. C'est déjà supérieur à ce que facture un prestataire au dossier — mais ce chiffre seul ne suffit pas à décider.
Il faut y ajouter le coût invisible : ce que ces jours n'ont pas produit ailleurs. Chez une TPE où le dirigeant chiffre lui-même les affaires, trois jours sur un dossier sont trois jours sans devis pour les clients privés.
Le seuil de volume qui change la réponse
La variable décisive n'est pas le chiffre d'affaires, c'est le nombre de consultations par an.
- Moins de 5 par an — l'externalisation gagne presque toujours. La compétence ne s'entretient pas sur deux dossiers : à chaque fois, la personne réapprend, et le résultat s'en ressent.
- De 5 à 15 — zone d'arbitrage. C'est là que le modèle mixte est le plus souvent le bon.
- Plus de 15 — un poste dédié devient défendable. Un chargé d'appels d'offres coûte 45 à 60 k€ chargés ; réparti sur vingt dossiers, il revient moins cher qu'une prestation, et il capitalise.
Attention au seuil intermédiaire : recruter pour huit dossiers par an produit un poste sous-occupé, qu'on remplit avec d'autres tâches — et la compétence se dilue.
Ce que l'interne fait mieux
L'interne a des avantages qu'aucun prestataire ne réplique :
- la connaissance fine de vos chantiers, de vos équipes et de vos vraies contraintes ;
- la réactivité — une question technique se règle dans le couloir, pas par courriel ;
- la capitalisation : chaque dossier enrichit un patrimoine qui vous appartient ;
- la relation directe avec les acheteurs, qui se construit dans la durée ;
- l'articulation naturelle avec le chiffrage, qui reste de toute façon chez vous.
Ce que l'externe fait mieux
Et symétriquement, ce que l'externe apporte que l'interne peine à avoir :
- la fréquence — un consultant qui monte des dossiers chaque semaine repère les pièges plus vite ;
- la vision comparative : ce qui marche chez d'autres entreprises, dans d'autres secteurs ;
- l'absence d'angle mort — un regard extérieur voit les affirmations non prouvées ;
- l'élasticité : trois consultations la même semaine ne saturent pas la capacité ;
- la veille tenue en continu, y compris quand votre équipe est sur un chantier.
Le modèle mixte
C'est la configuration la plus fréquente chez nos clients, et souvent la plus rentable dans la zone des 5 à 15 dossiers.
Nous montons les premiers dossiers ; une personne de votre équipe y participe et se forme en situation réelle ; elle reprend progressivement les consultations courantes ; nous restons sur les marchés importants, sur les secteurs nouveaux, et pour les périodes de pointe.
L'intérêt du modèle est qu'il ne suppose pas de trancher au départ : la bascule se fait quand votre équipe est prête, pas à une date décidée d'avance.
Ces repères valent en général. Ils ne calculent pas votre cas : le coût réel dépend de qui rédige chez vous, de son coût horaire, et de ce qu'il ne fait pas pendant ce temps. On pose ce calcul ensemble, et il conclut parfois à l'internalisation.
30 minutes pour trancher
Externaliser, vous former, ou les deux : on regarde votre situation et on vous le dit.