Confier vos réponses aux appels d'offres à un cabinet
Confier la veille, le montage du dossier et le mémoire technique à un cabinet — ce que ça couvre, et ce que ça ne couvre pas.
Écrit par les consultants d'Asta Partners. Nous décrivons ici notre propre façon de travailler, y compris ses limites : une externalisation mal cadrée produit des dossiers hors sol, et c'est le principal reproche fait à notre métier.
Ce que nous prenons en charge
L'externalisation couvre la chaîne complète, de la détection du marché au dépôt du pli :
- La veille — paramétrée sur vos codes d'activité, votre zone et vos seuils, puis triée. Vous ne recevez que ce qui vous concerne.
- L'arbitrage — pour chaque consultation retenue, une recommandation d'y aller ou non, argumentée.
- Le montage administratif — formulaires, DUME, attestations, assurances, mise à jour de votre dossier de références.
- La rédaction du mémoire technique — structuré sur les sous-critères du règlement de consultation, nourri par un entretien avec vos équipes.
- Le dépôt — sur la plateforme, dans les formats exigés, avec l'accusé de réception archivé.
- Le suivi — récupération du rapport d'analyse, et exploitation des motifs de rejet pour le dossier suivant.
Ce qui reste forcément chez vous
C'est le point que nous posons dès le premier échange, parce qu'il détermine la qualité du résultat. Trois choses ne s'externalisent pas :
- Le prix. Nous ne connaissons pas votre structure de coûts, votre plan de charge, ni la marge que vous acceptez. Le chiffrage reste chez vous, toujours.
- La matière technique. Un mémoire crédible décrit vos moyens, vos méthodes, vos équipes. Nous les mettons en forme et nous les faisons parler ; nous ne les inventons pas.
- La décision d'engagement. Vous signez l'acte d'engagement, donc vous décidez d'y aller.
Compter en pratique une à deux heures de votre temps par dossier, essentiellement en entretien technique. Une externalisation qui ne vous demande rien produit exactement le mémoire générique que l'acheteur repère.
Comment se déroule une mission
La première mission commence par un temps de collecte : vos références, vos moyens, vos qualifications, vos certifications, votre organisation. Ce socle est constitué une fois, puis réutilisé et enrichi à chaque dossier.
Ensuite, chaque consultation suit le même cycle : détection, recommandation d'arbitrage, entretien technique si le dossier est engagé, rédaction, relecture par vous, dépôt.
Le premier dossier demande plus de temps de votre côté que les suivants — c'est celui qui construit le socle. À partir du troisième, l'essentiel du travail se fait sans vous mobiliser.
Externaliser, se former, ou les deux
Les deux réponses sont légitimes, et dépendent surtout du nombre de marchés que vous visez par an.
En dessous de quelques consultations, l'externalisation est presque toujours plus rentable : la compétence ne s'entretient pas sur deux dossiers. Au-delà d'une quinzaine, l'internalisation devient l'hypothèse à étudier sérieusement.
Entre les deux, le modèle mixte est le plus fréquent chez nos clients : nous montons les premiers dossiers, vos équipes se forment en participant, puis reprennent la main sur les consultations courantes en nous gardant pour les marchés importants.
Cette page décrit une prestation type. Elle ne dit pas ce que coûterait la vôtre : le volume de consultations, la complexité de vos marchés et l'état de votre dossier de références font varier le devis du simple au triple.
Demander un devis d'externalisation
Nous prenons la réponse en charge, de la veille au dépôt.